Die Plausibilitätskontrolle ist ein wichtiger Prozess in der Buchhaltung, der sicherstellt, dass die erfassten Daten und Informationen korrekt und logisch nachvollziehbar sind.
Diese Kontrolle hilft dabei, Fehler und Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren, bevor sie größere Probleme verursachen können.
Was ist eine Plausibilitätskontrolle?
Eine Plausibilitätskontrolle überprüft die Daten und Informationen auf ihre Schlüssigkeit und Logik.
Dabei werden die erfassten Zahlen und Fakten auf ihre Übereinstimmung mit erwarteten Mustern, Geschäftslogiken und vorherigen Erfahrungen hin untersucht.
Ziel ist es, Unstimmigkeiten und Fehler zu identifizieren, die auf falschen Eingaben, Berechnungsfehlern oder systematischen Problemen basieren können.
Funktionsweise des Plausibilitätscheck
Erfassung und Analyse der Daten
Die Daten stammen in der Regel aus verschiedenen Buchhaltungsprozessen wie der Rechnungsverarbeitung, dem Bestandsmanagement oder der Lohnbuchhaltung.
Die erfassten Daten werden anschließend analysiert, um mögliche Unstimmigkeiten oder Abweichungen zu identifizieren.
Vergleich mit historischen Daten und Benchmarks
Der Vergleich hilft dabei, außergewöhnliche Abweichungen und Trends zu erkennen, die auf Fehler oder Unregelmäßigkeiten hindeuten könnten.
Beispielsweise kann ein plötzlicher Anstieg der Ausgaben in einer bestimmten Kategorie ein Hinweis auf einen Eingabefehler oder eine unautorisierte Transaktion sein.
Automatisierte Prüfungen und Algorithmen
Moderne Buchhaltungssoftware nutzt automatisierte Prüfungen und Algorithmen, um Plausibilitätskontrollen durchzuführen.
Diese Technologien können große Datenmengen in kurzer Zeit analysieren und auf Unstimmigkeiten prüfen.
Algorithmen können dabei spezifische Regeln und Geschäftslogiken anwenden, um sicherzustellen, dass die Daten konsistent und korrekt sind.
Vorteile der Plausibilitätskontrolle
Fehlerreduktion
Durch die frühzeitige Erkennung und Korrektur von Fehlern hilft die Plausibilitätskontrolle, die Genauigkeit der Buchhaltungsdaten zu verbessern.
Das reduziert die Notwendigkeit von Korrekturen und verhindert, dass sich Fehler durch die Finanzberichte ziehen.
Zeit- und Kosteneinsparung
Automatisierte Plausibilitätskontrollen sparen Zeit und reduzieren den manuellen Aufwand, der für die Überprüfung von Daten erforderlich ist.
Das führt zu Kosteneinsparungen und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Die Plausibilitätskontrolle erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Buchhaltungsprozesse.
Alle Überprüfungen und Korrekturen werden dokumentiert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, welche Änderungen vorgenommen wurden und warum.
Unterstützung bei der Entscheidungsfindung
Durch die Bereitstellung genauer und zuverlässiger Daten unterstützt die Plausibilitätskontrolle das Management bei der Entscheidungsfindung.
Unternehmen können fundierte Entscheidungen treffen, die auf korrekten und konsistenten Informationen basieren.
Welche Arten von Plausibilitätsprüfungen gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Plausibilitätsprüfungen, die in der Buchhaltung verwendet werden, um die Richtigkeit und Konsistenz von Daten sicherzustellen. Hier sind einige der gängigsten Arten:
- Formale Plausibilitätsprüfung: Überprüft, ob alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind und Datenformate korrekt sind.
- Zeitliche Plausibilitätsprüfung: Prüft, ob die zeitliche Abfolge der Daten logisch und realistisch ist.
- Sachliche Plausibilitätsprüfung: Stellt sicher, dass erfasste Werte innerhalb realistischer und erwarteter Bereiche liegen.
- Mathematische Plausibilitätsprüfung: Überprüft mathematische Berechnungen und Beziehungen zwischen den Daten.
- Kontenbezogene Plausibilitätsprüfung: Überprüft, ob Buchungen auf den richtigen Konten erfasst und konsistent sind.
- Interne Konsistenzprüfung: Vergleicht verschiedene interne Datensätze auf Konsistenz und Übereinstimmung.
- Externe Konsistenzprüfung: Vergleicht interne Daten mit externen Datenquellen zur Überprüfung der Plausibilität.