Die Dokumentenverwaltung unterstützt Unternehmen dabei, ihre Dokumente effizient zu erfassen, zu speichern, zu verwalten und zu archivieren.
Eine gut organisierte Dokumentenverwaltung trägt erheblich zur Verbesserung der Produktivität und zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei.
Was ist Dokumentenverwaltung?
Dokumentenverwaltung bezeichnet den systematischen Umgang mit Dokumenten innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehört die Erfassung, Speicherung, Organisation, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten.
Ziel der Dokumentenverwaltung ist es, die Verfügbarkeit, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten zu gewährleisten und somit die Effizienz und Rechtssicherheit in der Unternehmensführung zu verbessern.
Funktionsweise der Dokumentenverwaltung
Erfassung und Digitalisierung
Das Erfassen und Digitalisieren kann durch Scannen von Papierdokumenten oder den Import digitaler Dateien erfolgen.
Moderne Buchhaltungssoftware nutzt OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um Textinformationen aus gescannten Dokumenten zu extrahieren und in durchsuchbare Formate zu konvertieren.
Organisation und Speicherung
Sobald die Dokumente digitalisiert sind, werden sie in einem zentralen System gespeichert und organisiert.
Das erfolgt in der Regel durch die Zuweisung von Metadaten wie Schlagwörtern, Kategorien und Datumsangaben, die die spätere Suche und Wiederauffindbarkeit erleichtern.
Bearbeitung und Zusammenarbeit
Moderne Dokumentenverwaltungssysteme ermöglichen die gleichzeitige Bearbeitung und Zusammenarbeit an Dokumenten.
Benutzer können Änderungen verfolgen, Kommentare hinzufügen und Versionen verwalten, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind.
Archivierung und Aufbewahrung
Dokumente müssen gemäß gesetzlichen Vorgaben für bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden.
Die Archivierungsfunktion in der Dokumentenverwaltung sorgt dafür, dass Dokumente sicher und unveränderbar gespeichert werden und bei Bedarf schnell zugänglich sind.
Vorteile der Dokumentenverwaltung
Zeitersparnis und Effizienzsteigerung
Durch die Digitalisierung und zentrale Speicherung von Dokumenten können Unternehmen erheblich Zeit sparen.
Die schnelle und einfache Suche nach Dokumenten reduziert den Verwaltungsaufwand und steigert die Produktivität.
Verbesserung der Datenqualität
Eine gut organisierte Dokumentenverwaltung trägt zur Verbesserung der Datenqualität bei. Dokumente werden konsistent und korrekt erfasst, wodurch die Genauigkeit der Unternehmensdaten erhöht wird.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Die Dokumentenverwaltung hilft Unternehmen, gesetzliche Anforderungen und Compliance-Vorschriften zu erfüllen.
Durch die ordnungsgemäße Archivierung und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten können Unternehmen sicherstellen, dass sie jederzeit auditbereit sind.
Erhöhte Datensicherheit
Moderne Dokumentenverwaltungssysteme bieten umfassende Sicherheitsfunktionen, um vertrauliche Informationen zu schützen.
Dazu gehören Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und regelmäßige Backups, die die Integrität und Sicherheit der Daten gewährleisten.