Die doppelte Buchführung wird weltweit in Unternehmen eingesetzt, um finanzielle Transaktionen genau und vollständig zu erfassen.
Sie basiert auf dem Prinzip der doppelten Erfassung, bei dem jede Transaktion zwei Konten betrifft: ein Konto wird belastet (Soll) und ein anderes wird gutgeschrieben (Haben).
Diese Methode bietet eine umfassende und detaillierte Übersicht über die finanzielle Lage eines Unternehmens.
Was ist doppelte Buchführung?
Die doppelte Buchführung, auch Doppik genannt, ist ein Buchhaltungssystem, bei dem jede finanzielle Transaktion in mindestens zwei Konten erfasst wird.
Das Prinzip der doppelten Erfassung stellt sicher, dass die Bilanz eines Unternehmens stets ausgeglichen ist, indem jede Buchung im Soll und im Haben gleichermaßen erfasst wird.
Das hilft, die Genauigkeit und Integrität der Finanzberichte zu gewährleisten.
Funktionsweise der doppelten Buchführung
Kontenrahmen und Kontenplan
Die doppelte Buchführung basiert auf einem strukturierten Kontenrahmen und Kontenplan, der alle Konten eines Unternehmens systematisch auflistet.
Diese Konten sind in verschiedene Kategorien unterteilt, wie z.B. Aktiva, Passiva, Aufwendungen und Erträge.
Jedes Konto hat eine eindeutige Nummer und eine Bezeichnung, die die Art der erfassten Transaktionen beschreibt.
Soll und Haben
Bei jeder finanziellen Transaktion in der doppelten Buchführung werden zwei Buchungen vorgenommen: eine im Soll und eine im Haben.
Diese doppelte Erfassung stellt sicher, dass die Bilanz ausgeglichen bleibt. Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen Büromaterial kauft, wird das Konto „Büromaterial“ im Soll belastet und das Konto „Bank“ im Haben gutgeschrieben.
Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Die doppelte Buchführung ermöglicht die Erstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Die Bilanz zeigt die finanzielle Lage eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt und umfasst Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital.
Die GuV hingegen stellt die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum dar und zeigt den Gewinn oder Verlust.
Wie funktioniert die doppelte Buchführung?
Das Grundprinzip der doppelten Buchführung basiert auf dem Konzept der doppelten Erfassung jeder finanziellen Transaktion.
Das bedeutet, dass jede Buchung auf mindestens zwei Konten erfolgt: Ein Konto wird im Soll und ein anderes im Haben angesprochen.
Durch diese Methode wird sichergestellt, dass die Bilanz eines Unternehmens immer ausgeglichen ist.
Schritte der doppelten Buchführung
Erfassung der Geschäftsvorfälle:
- Geschäftsvorfälle werden anhand von Belegen (Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge) erfasst.
- Jeder Vorfall wird in ein Journal eingetragen, das als chronologisches Verzeichnis aller Transaktionen dient.
Kontierung und Buchung:
- Jeder Geschäftsvorfall wird kontiert, das heißt, er wird den entsprechenden Konten zugeordnet.
- Die Buchungen erfolgen dann im Hauptbuch, wo sie auf den entsprechenden Konten im Soll und Haben verbucht werden.
Kontenrahmen und Kontenplan:
- Ein Kontenrahmen dient als systematische Auflistung aller möglichen Konten, die ein Unternehmen verwenden kann.
- Der Kontenplan ist eine unternehmensspezifische Auswahl und Anpassung des Kontenrahmens.
Abschlussarbeiten:
- Am Ende des Geschäftsjahres werden die Konten abgeschlossen. Dies beinhaltet das Erstellen der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
- Die Bilanz zeigt die finanzielle Lage des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt, während die GuV die Erträge und Aufwendungen über einen Zeitraum darstellt.
Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?
Deutschland
In Deutschland sind nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) folgende Gruppen zur doppelten Buchführung verpflichtet:
Kaufleute und Handelsgesellschaften:
- Alle Kaufleute, die einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb führen, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet.
- Dazu gehören Einzelkaufleute, Personengesellschaften (OHG, KG) und Kapitalgesellschaften (GmbH, AG).
Unternehmen, die bestimmte Größenkriterien erfüllen:
- Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren mehr als 600.000 Euro Umsatzerlöse und mehr als 60.000 Euro Jahresüberschuss erzielen, sind ebenfalls zur doppelten Buchführung verpflichtet.
Österreich
In Österreich sind nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) ähnliche Regelungen wie in Deutschland anzuwenden:
Unternehmen nach dem UGB:
- Alle Unternehmer, die im Firmenbuch eingetragen sind, müssen eine doppelte Buchführung führen. Dazu gehören Einzelunternehmer, Personengesellschaften (OG, KG) und Kapitalgesellschaften (GmbH, AG).
Grenzen für Einnahmen und Überschuss:
- Einzelunternehmer und Personengesellschaften, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Jahresumsatz von mehr als 700.000 Euro überschreiten, sind ebenfalls zur doppelten Buchführung verpflichtet.
- Wenn der Umsatz in einem Geschäftsjahr 1 Million Euro überschreitet, müssen Unternehmen die Buchführungspflicht erfüllen.