Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die ein Unternehmen von Lieferanten oder Dienstleistern für erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren erhält.
Die Bearbeitung und Verwaltung von Eingangsrechnungen ist ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung und trägt zur finanziellen Transparenz und Genauigkeit bei.
Was sind Eingangsrechnungen?
Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die ein Unternehmen von externen Lieferanten oder Dienstleistern erhält.
Sie dokumentieren die Kosten für Produkte oder Dienstleistungen, die das Unternehmen gekauft hat.
Diese Rechnungen müssen sorgfältig geprüft, erfasst und bezahlt werden, um die finanzielle Integrität und Liquidität des Unternehmens zu gewährleisten.
Bearbeitung einer Eingangsrechnung
Erfassung und Prüfung
Der erste Schritt bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist die Erfassung und Prüfung der Rechnungen.
Das beinhaltet die Überprüfung der Rechnungsdaten auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Wichtige Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantendaten, beschriebene Leistungen oder Produkte und der Rechnungsbetrag müssen korrekt sein.
Freigabe und Kontierung
Nach der Prüfung erfolgt die Freigabe und Kontierung der Rechnung. Das heißt, dass die Rechnung von den zuständigen Personen genehmigt und den entsprechenden Buchhaltungskonten zugeordnet wird.
Man erfasst die Kosten korrekt und verbucht sie in den richtigen Kategorien.
Zahlung und Verbuchung
Nach der Freigabe wird die Rechnung zur Zahlung vorbereitet. Die Zahlungsbedingungen werden überprüft und die Zahlung wird innerhalb der festgelegten Fristen durchgeführt.
Nach der Zahlung verbucht man die Rechnung in der Buchhaltung und gleicht damit die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten aus.
Vorteile der Nutzung moderner Buchhaltungssoftware
Automatisierte Erfassung
Moderne Buchhaltungssoftware ermöglicht die automatisierte Erfassung von Eingangsrechnungen.
Scanner und OCR-Technologie (Optical Character Recognition) digitalisieren Rechnungen automatisch und extrahieren die relevanten Daten. Das spart Zeit und reduziert die Fehlerquote.
Effiziente Prüfung und Freigabe
Buchhaltungssoftware bietet Workflows zur effizienten Prüfung und Freigabe von Rechnungen.
Automatisierte Prüfmechanismen und Benachrichtigungen sorgen dafür, dass man Rechnungen schnell und korrekt bearbeitet.
Die Software kann Regeln definieren, die festlegen, welche Rechnungen automatisch freigegeben werden und welche eine manuelle Prüfung erfordern.
Transparente Kontierung
Die Software ermöglicht eine transparente und nachvollziehbare Kontierung der Rechnungen.
Man dokumentiert und macht alle Schritte von der Erfassung bis zur Verbuchung jederzeit nachvollziehbar. Das erleichtert die interne Kontrolle und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Zahlungsmanagement
Moderne Buchhaltungssoftware unterstützt das Zahlungsmanagement durch automatische Erinnerungen an Zahlungsfristen und die Möglichkeit, Zahlungen direkt aus der Software heraus zu veranlassen.
Das verbessert das Liquiditätsmanagement und reduziert das Risiko von Zahlungsausfällen.