Die GoBD sind ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung in Deutschland. Sie legen fest, wie steuerrelevante Daten und Dokumente elektronisch geführt und aufbewahrt werden müssen.
Was sind die GoBD?
GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) ist eine Sammlung von Grundsätzen, die in Deutschland die ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung von digitalen Daten für steuerliche Zwecke regelt.
Die GoBD wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erlassen und traten am 1. Januar 2015 in Kraft.
Sie ersetzen die früheren Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).
Ziel ist es, die Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form sicherzustellen.
Wichtige Grundsätze
Die GoBD enthalten mehrere wesentliche Grundsätze, die du bei der elektronischen Buchführung und Archivierung beachten musst:
1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Alle Buchungen und Aufzeichnungen müssen klar und verständlich sein, sodass ein sachverständiger Dritter sie problemlos nachvollziehen und überprüfen kann.
Das bedeutet, dass du alle Belege, Buchungen und Geschäftsvorfälle vollständig und lückenlos dokumentieren musst.
2. Vollständigkeit und Richtigkeit
Man muss alle steuerrelevanten Daten vollständig und korrekt erfassen. Unvollständige oder fehlerhafte Aufzeichnungen können zu Problemen bei Betriebsprüfungen führen und eventuell steuerliche Nachteile zur Folge haben.
3. Zeitgerechte Erfassung und Ordnung
Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst und geordnet werden. Die GoBD schreibt vor, dass Buchungen spätestens innerhalb von zehn Tagen nach dem Abschluss eines Geschäftsvorfalls erfolgen müssen.
4. Unveränderbarkeit
Du darfst einmal erfasste Daten nicht nachträglich verändern. Du musst Änderungen dokumentieren und nachvollziehbar machen.
Das schließt das Führen eines Änderungsprotokolls (Audit Trail) ein, das alle Änderungen an den Daten dokumentiert.
Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Die GoBD stellen spezifische Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen:
- Archivierung: Elektronische Dokumente und Daten müssen in einem revisionssicheren Archivsystem gespeichert werden. Das bedeutet, dass sie vor Verlust, Verfälschung und unberechtigtem Zugriff geschützt sein müssen.
- Lesbarkeit: Die aufbewahrten Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und zugänglich bleiben. Das betrifft sowohl die Originaldaten als auch eventuelle Sicherungskopien.
- Dokumentation: Alle Verfahren und Systeme, die zur Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung der Daten genutzt werden, müssen dokumentiert und beschrieben werden.
Bedeutung für Unternehmen
Die Einhaltung der GoBD ist für Unternehmen von großer Bedeutung, da sie die Grundlage für eine ordnungsgemäße und revisionssichere Buchführung bilden.
Die Nichteinhaltung der GoBD kann zu erheblichen rechtlichen und steuerlichen Konsequenzen führen, darunter:
- Steuerliche Nachteile: Fehlerhafte oder unvollständige Buchführung kann zu Nachforderungen durch das Finanzamt führen.
- Rechtsstreitigkeiten: Unzureichend dokumentierte Geschäftsvorfälle können in Rechtsstreitigkeiten schwer nachweisbar sein.
- Betriebsprüfungen: Bei Betriebsprüfungen wird die Einhaltung der GoBD überprüft. Mängel können zu empfindlichen Strafen und Nachzahlungen führen.
GoBD in Österreich
Deutschland hat die GoBD spezifisch formuliert, aber Österreich beachtet bei der elektronischen Buchführung und Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen ähnliche Anforderungen und Grundsätze
In Österreich gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die gesetzlichen Bestimmungen der Bundesabgabenordnung (BAO), die vergleichbare Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit der Buchführung stellen.
Integration in die Buchhaltungssoftware
Moderne Buchhaltungssoftware unterstützt die Einhaltung der GoBD, indem sie Funktionen zur Verfügung stellt, die die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sicherstellen. Diese Funktionen umfassen:
- Automatische Dokumentation: Die Software protokolliert alle Änderungen und Buchungen automatisch, was die Nachvollziehbarkeit erhöht.
- Revisionssicherheit: Daten werden in revisionssicheren Archiven gespeichert, die vor Manipulation und Verlust geschützt sind.
- Plausibilitätsprüfungen: Die Software führt Plausibilitätsprüfungen durch, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten sicherzustellen.
- Einfache Bedienung: Durch benutzerfreundliche Oberflächen und Automatisierungen wird die zeitgerechte und ordnungsgemäße Erfassung von Geschäftsvorfällen erleichtert.