Mandantenfähigkeit ermöglicht es, mehrere Kunden, Projekte oder Geschäftsbereiche innerhalb einer einzigen Softwarelösung zu verwalten.
Diese Funktion ist besonders wichtig für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und große Unternehmen mit komplexen Strukturen.
Was ist Mandantenfähigkeit?
Mandantenfähigkeit, auch Multi-Tenancy genannt, bezeichnet die Fähigkeit einer Software, mehrere Mandanten (d.h. Kunden oder Geschäftsbereiche) innerhalb einer einzigen Installation zu verwalten und zu betreuen.
Jeder Mandant hat dabei seine eigenen Daten, Benutzer und Konfigurationen, die voneinander getrennt und unabhängig sind.
Das ermöglicht es Unternehmen, unterschiedliche Buchhaltungsaufgaben für verschiedene Mandanten effizient und sicher zu verwalten, ohne dass Daten vermischt oder verwechselt werden.
Grundprinzip der Mandantenfähigkeit
Eine mandantenfähige Software ermöglicht es, mehrere Mandanten gleichzeitig auf einem einzigen Server- oder Softwaresystem zu verwalten.
Dabei greifen alle Nutzer auf dieselbe Software zu, nutzen jedoch jeweils individuelle Oberflächen und hinterlegen ihre eigenen Daten.
Jeder Mandant kann die Software mit seinen spezifischen Einstellungen konfigurieren. Charakteristisch ist, dass alle Nutzer auf dieselbe Grundlage zugreifen, jedoch keiner die Daten eines anderen Nutzers einsehen kann.
Die Daten der verschiedenen Mandanten werden häufig in derselben Datenbank gespeichert, jedoch logisch voneinander getrennt, um die Einhaltung der Datenschutzgesetze sicherzustellen.
Diese Trennung ist gesetzlich vorgeschrieben, um die Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Funktionsweise der Mandantenfähigkeit
Datentrennung und -sicherheit
Ein zentrales Merkmal der Multi-Tenancy ist die strikte Trennung der Daten zwischen den verschiedenen Mandanten.
Das stellt sicher, dass die Daten eines Mandanten nicht von einem anderen eingesehen oder bearbeitet werden können.
Moderne Buchhaltungssoftware verwendet dafür separate Datenbanken oder strenge Zugriffskontrollen, um die Datensicherheit zu gewährleisten.
Benutzerverwaltung
Mandantenfähige Buchhaltungssoftware bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Verwaltung von Benutzern und deren Zugriffsrechten.
Administratoren können spezifische Benutzerkonten für jeden Mandanten anlegen und festlegen, welche Daten und Funktionen die einzelnen Benutzer sehen und nutzen dürfen.
Das erhöht die Sicherheit und stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Informationen haben.
Flexibilität und Skalierbarkeit
Neue Mandanten können problemlos hinzugefügt werden, ohne dass die bestehende Infrastruktur geändert werden muss.
Das ist besonders vorteilhaft für wachsende Unternehmen oder Steuerberater, die regelmäßig neue Kunden aufnehmen.
Vorteile der Mandantenfähigkeit
Effizienzsteigerung
Durch die Verwaltung mehrerer Mandanten in einer einzigen Softwarelösung können Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse erheblich effizienter gestalten.
Das reduziert den Verwaltungsaufwand und spart Zeit, da alle Mandanten zentral verwaltet werden können.
Kostenersparnis
Mandantenfähige Buchhaltungssoftware kann kosteneffizienter sein als die Verwendung separater Softwarelösungen für jeden Mandanten.
Unternehmen sparen nicht nur bei den Lizenzkosten, sondern auch bei der Wartung und dem Support.
Verbesserte Datenintegrität
Die strikte Trennung der Daten und die umfangreichen Sicherheitsfunktionen der Mandantenfähigkeit tragen zur Verbesserung der Datenintegrität bei.
Das reduziert das Risiko von Datenverlusten oder -manipulationen und stellt sicher, dass die Buchhaltungsdaten jederzeit korrekt und vollständig sind.
Zentralisierte Kontrolle und Übersicht
Durch die zentrale Verwaltung aller Mandanten erhalten Unternehmen eine umfassende Übersicht über alle Buchhaltungsaktivitäten.
Das erleichtert die Überwachung und Steuerung der Finanzprozesse und unterstützt das Management bei der Entscheidungsfindung.