XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das in Deutschland entwickelt wurde, um die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen zu erfüllen.
Dieses Format gewährleistet die Interoperabilität und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei der elektronischen Rechnungsstellung.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist ein XML-basiertes Format für elektronische Rechnungen, das von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt wurde.
Es ist speziell darauf ausgelegt, die Anforderungen der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen zu erfüllen.
Das Format stellt sicher, dass alle relevanten Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar übermittelt werden, was die automatische Verarbeitung und Prüfung der Rechnungen erleichtert.
Funktionsweise von XRechnung
Struktur und Inhalt
XRechnung basiert auf dem XML-Format, was bedeutet, dass die Rechnungsdaten in einem strukturierten und standardisierten Format vorliegen.
Das ermöglicht eine maschinelle Verarbeitung der Rechnungen. Eine XRechnung enthält alle notwendigen Informationen, die auch auf einer traditionellen Papierrechnung zu finden sind, einschließlich:
- Rechnungssteller und Rechnungsempfänger: Detaillierte Informationen über beide Parteien.
- Rechnungsnummer und -datum: Eindeutige Identifikation und Datum der Ausstellung.
- Leistungsbeschreibung und -datum: Details zu den gelieferten Produkten oder erbrachten Dienstleistungen.
- Beträge und Steuern: Gesamtsumme, Steuersätze und Beträge.
Erzeugung und Versand
Die Erstellung einer XRechnung erfolgt in der Regel durch Buchhaltungssoftware oder spezielle E-Rechnungsportale.
Diese Tools konvertieren die Daten aus dem internen Rechnungswesen in das XML-Format.
Der Versand der XRechnung erfolgt über sichere elektronische Kanäle, wie PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), um die Integrität und Authentizität der Daten zu gewährleisten.
Vorteile der XRechnung
Effizienzsteigerung
Durch die standardisierte und maschinenlesbare Struktur von XRechnungen wird die manuelle Bearbeitung von Rechnungen erheblich reduziert.
Das spart Zeit und verringert die Fehlerquote bei der Dateneingabe.
Rechtliche Konformität
Die Nutzung von XRechnung stellt sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung eingehalten werden.
Das ist insbesondere für Lieferanten im öffentlichen Sektor von großer Bedeutung, da sie sonst von Ausschreibungen und Aufträgen ausgeschlossen werden könnten.
Kostenersparnis
Die elektronische Rechnungsstellung mit XRechnung führt zu erheblichen Kosteneinsparungen, da Druck-, Versand- und Lagerkosten entfallen.
Zudem werden die Prozesse beschleunigt, was zu einer schnelleren Zahlung und verbesserten Liquidität führt.
Nachhaltigkeit
Durch den Verzicht auf Papierrechnungen leistet XRechnung einen Beitrag zur Reduzierung des Papierverbrauchs und fördert somit nachhaltige Geschäftsprozesse.
Unterstützung durch Buchhaltungssoftware
Moderne Buchhaltungssoftware bietet umfassende Unterstützung für die Erstellung und Verarbeitung von XRechnungen.
Hier sind einige der Funktionen, die solche Softwarelösungen bieten:
Automatische Erstellung
Buchhaltungssoftware kann Rechnungsdaten automatisch in das XRechnung-Format konvertieren.
Das reduziert den manuellen Aufwand und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Integration von E-Rechnungsportalen
Viele Buchhaltungsprogramme integrieren E-Rechnungsportale wie PEPPOL, um den sicheren und effizienten Versand von XRechnungen zu gewährleisten.
Validierung und Fehlerprüfung
Moderne Buchhaltungssoftware bietet Funktionen zur Validierung von XRechnungen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Daten korrekt und vollständig sind.
Die Software erkennt Fehler automatisch und korrigiert sie vor dem Versand.
Archivierung und Dokumentation
Die Software ermöglicht die sichere Archivierung und Dokumentation von XRechnungen, sodass diese jederzeit für Prüfungen und Nachweise verfügbar sind.