ZUGFeRD ist ein weitverbreitetes Format für elektronische Rechnungen in Deutschland. Es wurde entwickelt, um den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Dienstleistern zu standardisieren und zu vereinfachen.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen in einer einzigen Datei vereint.
Das Format basiert auf PDF/A-3, einem ISO-standardisierten Format für die Langzeitarchivierung von Dokumenten, und integriert XML-Daten, die die Rechnungsinformationen strukturiert enthalten.
Diese Kombination ermöglicht es, dass Rechnungen sowohl elektronisch verarbeitet als auch manuell gelesen werden können.
Die Funktionsweise
Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert zwei wesentliche Komponenten. Das PDF/A-3-Dokument stellt die Rechnung visuell dar und entspricht den Anforderungen an die Langzeitarchivierung.
In dieses PDF sind XML-Daten eingebettet, die alle relevanten Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form enthalten.
Diese XML-Daten ermöglichen es Buchhaltungssoftware und anderen Systemen, die Rechnungsinformationen automatisch auszulesen und weiterzuverarbeiten.
Durch diese Kombination aus PDF und XML bietet ZUGFeRD sowohl eine menschenlesbare Rechnung als auch eine automatisierbare Datenverarbeitung, was den gesamten Rechnungsprozess erheblich effizienter und fehlerfreier macht.
Vorteile von ZUGFeRD
Das hybride Rechnungsformat bietet zahlreiche Vorteile, die den Rechnungsprozess effizienter und kostengünstiger gestalten:
- Standardisierung: Durch die Nutzung eines einheitlichen Formats wird der Austausch von Rechnungen zwischen verschiedenen Systemen und Unternehmen erleichtert.
- Automatisierung: Die maschinenlesbaren XML-Daten ermöglichen die automatische Verarbeitung von Rechnungen, was die Fehleranfälligkeit reduziert und den Arbeitsaufwand minimiert.
- Rechtssicherheit: ZUGFeRD-Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen und können rechtssicher archiviert werden.
- Effizienz: Der Einsatz von ZUGFeRD beschleunigt den Rechnungsworkflow, da Rechnungen schneller erfasst, verarbeitet und bezahlt werden können.
- Kostenersparnis: Durch die Automatisierung und schnellere Verarbeitung der Rechnungen lassen sich Prozesskosten senken.
Wer braucht ZUGFeRD?
ZUGFeRD wird von Unternehmen, Selbstständigen und Behörden benötigt, die Rechnungen effizient und standardisiert austauschen möchten.
Besonders kleine und mittlere Unternehmen profitieren von der vereinfachten Handhabung und der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung.
Durch die rechtssichere Archivierung und die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen ist das hybride Rechnungsformat auch für steuerliche Zwecke geeignet.
Unternehmen, die regelmäßig mit verschiedenen Geschäftspartnern interagieren, können mit ZUGFeRD den Rechnungsprozess beschleunigen und die Fehleranfälligkeit reduzieren.
Zudem erleichtert das Rechnungsformat den internationalen Handel, da es eine standardisierte und einheitliche Methode zur Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen bietet.
So sieht die Rechnung aus
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF/A-3-Dokument, das die visuelle Darstellung der Rechnung enthält, und einem eingebetteten XML-Datensatz, der die Rechnungsdaten maschinenlesbar macht.
Das PDF kann wie jede andere Rechnung gelesen und ausgedruckt werden, während die XML-Daten im Hintergrund die automatisierte Verarbeitung ermöglichen.
Auf den ersten Blick unterscheidet sich eine ZUGFeRD-Rechnung nicht von einer herkömmlichen PDF-Rechnung.
Die eingebetteten XML-Daten sind jedoch entscheidend für die elektronische Datenverarbeitung und sorgen dafür, dass die Rechnung sowohl für Menschen als auch für Buchhaltungssoftware nutzbar ist.
Die Kosten
ZUGFeRD ist kostenlos. Das Format selbst und die dazugehörigen Spezifikationen werden von der „FeRD“ (Forum elektronische Rechnung Deutschland) kostenlos zur Verfügung gestellt.
Unternehmen und Entwickler können die Spezifikationen frei nutzen, um Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu erstellen, zu versenden und zu verarbeiten, ohne Lizenzgebühren zu zahlen.
Allerdings können Kosten anfallen, wenn du eine Buchhaltungssoftware oder andere Tools verwendest, die ZUGFeRD unterstützen, da diese Softwarelösungen in der Regel kostenpflichtig sind.
Unterscheidung zur XRechnung
XRechnung und ZUGFeRD sind beide Formate für elektronische Rechnungen, unterscheiden sich jedoch in ihrer Struktur und Anwendung.
Entwickler haben XRechnung als reines XML-basiertes Format speziell für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch im öffentlichen Sektor entwickelt; es enthält keine visuelle Darstellung.
ZUGFeRD hingegen kombiniert PDF und XML in einem Dokument, was eine visuelle Überprüfung und maschinelle Verarbeitung ermöglicht.
Während XRechnung primär für die Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland erforderlich ist, bietet das hybride Rechnungsformat eine flexiblere und benutzerfreundlichere Lösung für den allgemeinen Geschäftsverkehr, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen.